Hybridityöskentelyyn siirryttyämme on hyvä kerrata etätyöajan havainnot ja oivallukset. Uudet välineet ja käytännöt ovat helpottaneet kommunikointia, mutta toisaalta viestintään pitää panostaa entistä enemmän.
Kun koronapandemia alkoi, myös meillä Figuressa siirryttiin yhdessä yössä lähes kokonaan etätyöskentelyyn. Vaikka etätyö oli ollut meille arkipäivää jo aiemmin, paljon muuttui meilläkin. Nyt näyttää siltä, että hybridityö on tullut jäädäkseen. Meillä työt voi tehdä vapaavalintaisesti kotona tai toimistolla. Hybridityössä haluamme säilyttää etätyön parhaat puolet ja tehdä parhaamme minimoidaksemme huonot. Taloushallinnon ammattilaiselle on tietenkin luontevaa kirjata ne plussina ja miinuksina:
Plussat
1. Teams ja kommunikoinnin helppous
Tämä ei ole mainospuhe, mutta onhan tuo Teams vallan mainio väline! Figuressa jokapäiväinen viestintä tapahtuu suurelta osin Teamsin eri kanavien ja chatin kautta intraa ja sähköpostia tietenkään unohtamatta. Teamsissa on pidetty palavereita, tehty kyselyitä, luotu lomakkeita, laadittu plannereita, jaettu tiedostoja ja kuvia sekä kerrottu vitsejä – myös Teamsistä! Olemme myös perustaneet asiakkaillemme Teams-kanavia, joiden kautta viestintä on hoitunut helposti.
2. Kaikki samalla viivalla
Etäpalavereista on se hyvä puoli, että kaikilla on mahdollisuus osallistua niihin samanarvoisesti. Aiemmin toimistolla oli tapana kokoontua neuvotteluhuoneisiin paikallaolijoiden kanssa yhden kaiuttimen ääreen ja muualla työskentelevät pääsivät mukaan palaveriin sen kautta/avulla. Tällöin neukkarin keskustelu saattoi jäädä etäosallistujille epäselväksi, ja heidän oli vaikea osallistua keskusteluun. Nyt kaikki ovat mukana omalta koneeltaan ja pystyvät keskittymään ja osallistumaan palavereihin paremmin.
3. Uudet käytännöt osaksi jokaisen työtä
Etäpalaverit ovat tuoneet mukanaan keskustelut siitä, milloin kamera olisi hyvä pitää päällä, milloin mykistys saa (tai sen pitää olla päällä), miten puheenvuoroa pyydetään, milloin olisi hyvä laittaa ”statusviesti” ja niin edelleen. Kaikesta tästä säädöstä huolimatta vaikutus on ollut positiivinen ja sähköisiä työvälineitä on alettu käyttämään entistä rohkeammin ja monipuolisemmin.
4. Paperiton toimisto on vihdoin totta
Figuren toiminta muuttui kerralla kokonaan sähköiseksi, eikä paperia ei enää juuri tarvita. Muutos oli todella kivuton ja on tehostanut samalla prosessejamme.
Miinukset
1. Ei aikaa kuulumisille
Tunnustan olevani usein se, joka tulee palavereihin kaksi minuuttia myöhässä niin, että muut ehtivät jo ihmetellä, missä viivyn. Huomaankin miettiväni, minne ovat jääneet ne hetket, jolloin palavereiden alussa vaihdetaan kuulumiset ja päästään asiaan ehkä kymmenen minuuttia palaverin alkamisen jälkeen?
2. Palavereiden määrä paisuu
Monella päivät ovat täysiä, ja etänä on helppo hypätä lennosta palaverista ja aiheesta toiseen. Figuressa on yritetty tuoda tähän helpotusta sopimalla kokouksettomasta keskiviikosta ja toisaalta siitä, että palaverit kestäisivät kokonaisen tunnin sijaan 50 minuuttia tai vastaavasti 25 minuuttia puolen tunnin sijaan.
3. Perehdyttämiseen ja yhteishenkeen panostettava entistäkin enemmän
Olemme saaneet uusia työkavereita pandemiankin aikana. Heille tämä tilanne on varmasti ollut haastava, sillä työkavereihin tutustuminen on tapahtunut pääosin etänä. Etäkahvihetket, sokkokahvit, juttutuvat ja Cuckoo Workout -tauot ovat tähänkin asti auttaneet luomaan yhteyksiä ja tekevät varmasti niin myös jatkossa.
Viestintä toimii liimana
Plussien ja miinusten ulkopuolelle asettuu neutraali havainto siitä, että viestintä on aina vain tärkeämpää. Joka hetki täytyy tiedostaa, minne ja kenelle asioista pitää kertoa. Mitään ei kuule sattumalta toimistolla eikä asioita voida selvitellä ”ex tempore”. On tärkeää ylläpitää edelleen tunnetta siitä, että me kaikki edelleen olemme osa organisaatiotamme ja haluamme onnistua yhdessä!